Klanten van Syntri maken al enkele jaren gebruik maken van de functionaliteit van Scan Sys. ImageCapture van Scan Sys scant, herkent en stuurt door naar Syntri, Syntri verwerkt, matcht met data in het ERP en fiatteert. Alles geheel automatisch. Het is een mooi voorbeeld van RPA (“Robotic Process Automation”).
De koppeling tussen ImageCapture en Syntri betrof tot nu toe met name inkoopfacturen en fiattering. Recent hebben we gezamenlijk deze functionaliteit uitgebreid met twee nieuwe functionaliteiten.
1. Digitale declaratieverwerking
Digitale declaratieverwerking zorgt voor versnelling in het verwerkingsproces van de onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van declaraties te digitaliseren wordt fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met ImageCapture kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken en de declaratie digitaal indienen. Dit voorkomt dat bonnetjes kwijtraken of declaraties te laat ingediend worden. Declaraties worden sneller verwerkt en de uitbetaling aan de medewerkers verloopt hierdoor vlotter.
Medewerkers kunnen bij het indienen van de digitale declaratie ook betaalwijze, bedrag en een omschrijving meegeven. Alle stamgegevens voor het invullen van deze velden, zijn hierbij direct beschikbaar vanuit Syntri. Nadat de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze in ImageCapture aangeboden aan de administratie in de vorm van een automatisch boekingsvoorstel. Dit boekingsvoorstel kan worden verrijkt met bijvoorbeeld projectnummers, kostenplaats- of drager en omschrijvingen. Ook kan direct worden beoordeeld of de declaratie nog aanvullende goedkeuring behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerker als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling.
2. Geautomatiseerde orderbevestiging matching
Orderbevestigingen worden toegezonden wanneer een inkoop wordt geplaatst bij de leverancier. De leverancier stuurt een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. Door deze inkooporderbevestiging in ImageCapture te scannen of te importeren uit de mail, worden de documenten gematcht met de bestelling in Syntri. Verschillen in prijzen of aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar en kunnen vanuit ImageCapture meteen worden aangepast. Ook de leverdatum wordt in ImageCapture herkent waarna de gegevens automatisch worden geüpdatet in de openstaande inkooporder in Syntri. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Het digitale document wordt gekoppeld aan de inkooporder in Syntri zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de levering.
Interesse in de koppeling met Scan Sys? Neem contact op met Syntri ERP via info@syntri.nl of bel 0528 82 00 50.
